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高效使用Outlook的10诀窍

时间:2007-10-12

老葡京网站娱乐 www.sdguanhua.com Outlook提供了一些非常有效的功能,让你对电子邮件,会议,以及通讯录进行管理。问题是,它提供的功能太多了,想一一学习高效使用这些功能将需要花费大量的时间。而某些选项,更是被深深的埋藏在多重菜单之下。而其他的,则往往是所处位置和我们直觉所想的不太一样。要想高效的使用Outlook,关键就是自定义它的很多视图,以及很多选项,以适应自己的工作习惯(如果你还在使用2003之前的版本,那么你可能还需要另外调节一些步骤)。

诀窍1:输入日期时节省键盘敲击

在为一个任务输入起始和终止日期时,你无需输入完整的整个日期。如果某个日期是当前所在月份的,那么你只要直接输入日子,Outlook会自动将剩余部分填好。举例来说,如果当前月份是3月,那么你只要输入14,Outlook就会认为你输入的是今年的3月14日,并把这个日期填入。

如果这个日期不是当前月份的,你也一样可以通过输入月份和日期,从而节省键盘敲击。Outlook会按照下述规则填入年份:

* 如果该月份和日期今年尚未出现,则Outlook使用今年作为年份。

* 如果该月份和日期已经过去了,则Outlook使用明年作为年份。

诀窍2:控制如何打印便签

如果你习惯使用Notes功能来快速记下问题、想法,或者快速备忘,那么你肯定也会偶尔想把它们打印出来。默认状态下,Outlook会把这些便签每页打印一个,不过这恐怕不是你所希望的。你可以迫使Outlook打满每一页,从而在节约纸张的同时,也可以将所有相关的便签内容集中到一起。选择好你打算打印的便签,然后从菜单(File)中选“打?。≒rint)”。在提示的打印对话框里,再将打印选项之中“Start Each Item On A New Page(每个项目单独打一页)”选项前面的勾去掉,然后点击“确定”。

如果打印选项不可用,那么你就是在使用HTML格式。你必须切换到纯文本或者文本格式,从而启用这个选项。要做到这一点,从Tools(工具)菜单中选择“Options(选项)”。然后点击“邮件格式(Mail Format)”标签,并在“写信类型”选项之中的下拉列表里选择“纯文本”选项。然后,点击“实施”和“确定”。重复上面我们说过的打印指令,你就可以看到“Start Each Item On A New Page”选项被启用了。在打印完毕之后,你可以取消上述步骤,从而对你的格式设置重新进行一次设定。

诀窍3:信件到来时将电子邮件打印出来

基于多种理由,我们中的一些人早已不再将电子邮件打印出来了。如果你要打印信件中的绝大部分,或者希望打印来自某个特定发信人的所有邮件,那么一一打开每封信,然后再人工打印的过程就太琐碎了。你可以设定一个规则,从而将所希望的来信打印出来,显然这样会更加有效率。要这么做的话,你需要:

1. 从Tools菜单里,选择“Rules And Alerts(规则与提醒)”

2. 在“E-mail Rules(电子邮件规则)”标签页上点击“New Rule(新规则)”

3. 在规则精灵的对话框顶端的一个空白规则上点击“Start(开始)”。

4. 在“Step 1(步骤1)”对话框中, 高亮选择“Check Messages When They Arrive(邮件达到时检查)”的选项(该选项应当是默认值),然后点击“Next(下一步)”。

5. 在“Step 1(步骤1)”对话框中, 选中“Where My Name Is In The To Box(如果收信人是我)”复选框(或者选择其他什么选项,如果你不想把自己的所有信件都打印出来的话),并点击“Next(下一步)”。

4. 在“Save Messages(保存邮件)”区域,选择“In Folders Other Than The Inbox(存放在收件箱之外的其他文件夹)”, 并选中“Save Replies With The Original Message(将回信和原信存放在一起)”复选框,然后连续点击三次OK(确定),返回Outlook。

Outlook会针对你的所有个人文件夹执行上述设定。要记住,Outlook仅对不是存放在Inbox(收件箱)中的信件(存放在其他文件夹中),才会执行上述将回信和原信保存在一起的设定。而对Inbox(收件箱)中的信件,Outlook则会继续将所有的回信都存放到Sent(已发信件)文件夹中。

诀窍5:建立一个旗标工具条

快速旗标可以帮助你对信件进行分类,或者根据不同的重要级别,或者根据不同的任务。举例来说,你可以使用一个红色旗标来标记那些需要迅速回复的信件,而使用一个蓝色旗标来标记那些你已经完成,正等待回应的信件。

但是使用“Quick Flags(快速旗标)”的问题是,你没有办法来对它们的说明进行自定义。Outlook仅仅是通过颜色对它们进行区分。你无法将红色旗标的名字改为“紧急”。但是要一一记住每一种颜色所代表的意义可就太难了。

要记住每一个旗标的含义,有一个简单的办法就是建立一个自定义的工具条,从而在显示每一个旗标的同时伴随着文字提示它的含义。幸运的是,这个过程很简单:

1. 从Tools菜单里,选择“Customize(自定义)”

2. 在工具条标签页上,点击“New(新建)”,然后给该工具条取一个适当的名字(比方说,你可以取名为“Flag(旗标)”,然后点击“OK(确定)”。

3. 在自定义的对话框中,点击“Commands(命令)”标签页。

6. 在“Step 1(步骤1)”对话框中, 点击“Print It (打?。?rdquo;选项,然后点击“Next(下一步)”。

7. 在这里,你可以对规则的例外情况做出指定,不过我们现在不这么做。你只要点击“Next(下一步)”,然后点击“Finish(结束)”,“Apply(实施)”,以及“OK(确定)”来返回Outlook。

设置完毕新的打印规则之后,Outlook会将满足要求的每一封来信都打印出来。现在,唯一你需要担心的,就是你肯定不想把信箱里的每一封信都打印出来。所以,一定要好好的使用在步骤5和7之中提供的条件,从而对Outlook打印的邮件做出限制。